Die digitale Zeiterfassung per Smartphone im Handwerk
Das sagt das Bundesministerium für Wirtschaft (BMWi)
„Die zunehmende Digitalisierung des gesamten Geschäftsalltags ist aktuell eine der größten Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und das Handwerk. Die digitale Transformation betrifft alle Branchen und Geschäftsbereiche. Um sich im Wettbewerb nachhaltig behaupten zu können, ist es jedoch wichtig, die Digitalisierung in allen Geschäftsprozessen im Unternehmen fest zu etablieren.“
Aber wie geht Digitalisierung ?
Das ist sicherlich ein sehr umfassendes Thema, aber fangen wir zunächst bei einem so wichtigen Einzelthema wie der Zeiterfassung an, sicherlich ein Bereich mit traditionell sehr viel Schreibaufwand, Zettelwirtschaft und im Handwerk oft ineffizient verbrachter Arbeitszeit.
Eine der geringsten Investitionen ist die Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter, wenn diese statt Zettel schreiben zu müssen, einfach ihr Smartphone benutzen und klicken. Durch die fast selbstverständliche Verbreitung von Smartphones ist die Zeiterfassung per Smartphone einer der einfachsten Wege um einen ersten oder zweiten Schritt in Richtung Digitalisierung zu unternehmen. Die mobile Zeiterfassung per Smartphone überall und an jedem Ort bedeutet, ohne Zettel der geschrieben und später im Büro abgeschrieben werden muss, jederzeit außerhalb des Betriebes alle geleisteten Arbeitszeiten – und wenn möglich Materialien – lückenlos zu erfassen. Nichts geht mehr verloren, kein Zettel verschwindet mehr …
Denn selbst wenn das Smartphone verloren gehen sollte, was wir nicht hoffen, bleiben die per Smartphone erfassten Zeiten immer vorhanden.
Aber Vorsicht: Einfache Systeme erfassen die Zeit, aber ohne Systemintegration – die automatisiert sein sollte – muss man wieder auswerten, übertragen, eintragen, nachtragen und macht dann das Ganze wirklich Sinn ?
Ja, denn weil es so einfach ist die Zeiterfassung per Smartphone zu nutzen, geht in der Regel keine abrechnungsfähige Zeit mehr verloren, auch wenn gerade mal kein Zettel oder kein Kugelschreiber zur Hand ist. Alles kann jederzeit erfasst werden, das Smartphone ist fast immer zur Hand. Alleine das bringt Mehreinnahmen. Wer also auf Zeiterfassung per Smartphone setzt, der setzt auf mehr Ertrag, der setzt auf seine Zukunft.
Besser und sicherlich auch wesentlich sinnvoller ist jedoch die Zeiterfassung per Smartphone in einem durchgängig digitalisierten System. Wenn das Smartphone zur Zeiterfassung eingesetzt wird und digitale Informationen über die geleisteten Einsatzzeiten per Smartphone geschaffen werden, so wäre es wenig logisch, diese nicht direkt an ein System zu übermitteln, welches sie auswertet und in die nächsten Arbeitsschritte übernimmt. Am Ende der digitalisierten Automation werden zum Beispiel Arbeitszeitlisten als Nachweis für das Mindestlohngesetz (MiLoG) und Rechnungen automatisch erstellt. Die digitale Zeiterfassung per Smartphone ist also nur ein Teil der Digitalisierung, einer der kleinen Schritte.
Noch mehr Sinn macht die Zeiterfassung per Smartphone wenn diese Teil eines Großen und Ganzen ist, eines durchgängigen, gut durchdachten digitalen Systems.
Auch im Handwerk werden Computer eingesetzt, anders wäre die Verwaltung auch bei kleinen Betrieben kaum noch zu bewältigen. Wenn nun also Geräte vorhanden sind, so kann ein am Telefon aufgegebener Auftrag auch – statt auf Zettel notiert – direkt in einem System erfasst werden. Das ist zeitlich kaum ein Unterschied, aber durch intelligente Benutzerführung werden keine wichtigen Angaben vergessen und man erspart sich mühsames Nachfragen. Auch das lohnt sich !
Um später im Einsatz eine Zeiterfassung durchzuführen, wäre es nun im nächsten Schritt sinnvoll, diesen Auftrag zu planen und Zeiten zu kalkulieren. Dann vergibt man Termine und genau hier entsteht nun die intelligente und logische Schnittstelle zur Zeiterfassung per Smartphone, da der zuständige Kollege der den Termin ausführt, nun in einem Kalender eine Zeitvorgabe hat, diese per Klick anwählt und die tatsächliche Zeit spielend leicht erfassen kann. Mit einem Klick auf ein Start-Symbol auf seinem Smartphone beginnt die Zeiterfassung und sobald er fertig ist, tippt er auf die Stop-Taste. So einfach ist die Zeiterfassung per Smartphone und schon ist alles erledigt. Ein intelligent aufgebautes System sammelt nun aber nicht nur Zeitsequenzen, es lässt daraus automatisch die Listen generieren, dem Auftrag die verbrauchte Zeit zuordnen und am Ende sogar ganz automatisch die Rechnungen schreiben. So wird Zeiterfassung per Smartphone zum echten Gewinn für den Unternehmer in Handwerk und Dienstleistung.
Aber wie mache ich das nun am besten ?
Wer nutzt im Handwerk und im Bereich Dienstleistung zuerst die Vorteile in Kosten und Wettbewerb ? Wer wird durch Digitalisierung besser und effizienter als die Konkurrenz ? Und ab wann und wie ?
Und die nächsten Fragen werden sein:
Wie viel kostet das wenn wir das Handwerk Digitalisieren und die Zeiterfassung per Smartphone einführen wollen ?
Wann amortisieren sich im Handwerk die meist hohen Anschaffungs- und Einführungskosten der mobilen Zeiterfassung per Smartphone ?
Und wie schaffe ich eine vernünftige, sinnvolle, nachhaltige und durchgängige Digitalisierung ?
Wir haben darauf klare Antworten:
Die Kosten der Anschaffung der Software:
Sehr viel weniger als Sie in einem Handwerks-Betrieb in den ersten Monaten nach Einführung der Digitalisierung einsparen werden, das ist sicher !
Die dadurch entstehenden Kosten:
Es gibt gute Einzelsysteme zwischen 2,- € und 5,- € je Smartphone im Monat.
Das perfekte Planungs- und Abrechnungssystem inkl. mobiler Zeiterfassung per Smartphone gibt es bereits ab ca. 7,- €* je Mitarbeiter monatlich *rabattiert, netto zzgl. MWSt.
Wann amortisiert sich eine solche Investition:
Wenn nicht schon in den ersten Tagen – je nach Umgewöhnungsaufwand der Belegschaft – im 1. Monat, aller spätestens aber innerhalb von 1 – 2 Monaten !
Die mobile Zeiterfassung per Handy ist, wenn man das richtige System wählt, ein hervorragender Gewinn und – gemessen an den Preisen der besonders preiswerten aber guten Systeme – eine der besten Investitionen in Handwerk und Dienstleistung.
Das BMWi fördert die Einführung der Digitalisierung in Handwerk und Dienstleistung, und auch die mobile Zeiterfassung per Smartphone, allerdings in erster Linie durch Zuschüsse zu den reinen Kosten der Beratung bei der Einführung von derartiger Digitaltechnologie. Eine finanzielle Förderung der vergleichsweise hohen – oftmals für das Handwerk unerschwinglichen – Kosten (Anschaffungskosten) für größere, umfassende Techniken zur Digitalisierung müssen in der Regel von den Betrieben selbst aufgebracht oder bankfinanziert werden. Es geht aber auch anders !
Die mobile Zeiterfassung per Smartphone muss nicht teuer sein !
Klar ist jedoch bereits heute, die Einführung der Digitalisierung ist eine der wichtigsten Aufgaben für die Zukunftsfähigkeit in Handwerk und Dienstleistung und eine der wohl bedeutendsten Voraussetzung für den betrieblichen Fortbestand.
So wie das analoge Telefon mit Wählscheibe Vergangenheit ist, so werden sicherlich auch digitale Formate wie die mobile Zeiterfassung per Smartphone den Stundenzettel, Regieberichte, Material- und Verbrauchslisten, die handschriftlichen Stundenlisten etc. und die gesamte Zettelwirtschaft im Handwerk binnen kürzester Zeit ablösen (müssen).
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